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浙江省綜合檔案館電子目錄數據庫結構與交換格式

發布時間:2009-12-18 作者:張浩 瀏覽次數: 字體:[ ]

為適應檔案管理現代化建設和發展的需要,建立浙江省統一的檔案檢索和管理體系,更好地開發檔案信息資源,實現檔案館間的檔案信息資源共享,特制定本標準。

1、范圍

  1.1 本標準規定了交換建國后檔案目錄數據時所使用的格式。

  1.2 本標準規定的檔案目錄數據文件的組織方式是以.dbf為擴展名的數據庫文件。

  1.3 本標準涉及的各種符號,如“*”、“#”、“()”、“;”等等,在計算機錄入時,一律用“半角”錄入。

  1.4 本標準適用于全省各級檔案館檔案目錄數據庫結構與其目錄數據的交換,檔案管理軟件開發中數據庫結構的設計與數據交換。

2、定義

本標準采用下列定義:

  2.1 檔案目錄

按照一定的秩序編排而成的條目組合,是管理、檢索和報道檔案的工具。

  2.2 機讀目錄

將檔案目錄依照一定的格式輸入計算機內,可以由計算機進行讀取、管理、檢索的檔案目錄信息。

  2.3 數據

對事物的概念和屬性進行描述的規范化表示。

  2.4 記錄

完整描述一件事物的相關數據處理單元。

  2.5 字段

記錄中可標識的特定范圍數據。

  2.6 必須著錄項目

指全省范圍的或由省檔案館組織的數據庫,各館進行數據交換時,必須有的項目。

  2.7 選擇著錄項目

指各館可根據本館數據庫的情況和目標,選擇所需的著錄項目。選定的著錄項目仍應執行本標準規定的字段名、字段類型和長度。

3、數據庫結構

本標準包括《案卷級目錄數據庫結構與著錄格式》、《文件級目錄(1)數據庫結構與著錄格式》和《文件級目錄(2)數據庫結構與著錄格式》三個數據交換格式。

《案卷級目錄數據庫結構與著錄格式》和《文件級目錄(1)數據庫結構與著錄格式》適用于文書立卷改革前的檔案目錄。《文件級目錄(2)數據庫結構與著錄格式》適用于按照DA/T22-2000《歸檔文件整理規則》整理的檔案目錄。

  3.1 案卷級目錄數據庫結構與著錄格式

  3.1.1 案卷級目錄數據庫結構及字段(見表1)

案卷級目錄數據庫結構及字段一覽表

 

字段名稱

字段名

字段類型

長度

檔案館代碼

GDM

C

6

全宗號

QZH

C

4

目錄號

MLH

C

3

案卷號

AJH

C

5

題 名

TM

C

254

責任者

ZRZ

C

100

文件起始時間

WQS

C

6

文件終止時間

WZS

C

6

控制符

KZF

C

1

密 級

MJ

C

4

保管期限

BGQX

C

4

卷內文件份數

WJFS

N

2

分類號

FLH

C

80

關鍵詞

GJC

C

80

主題詞

ZTC

C

80

目錄級別符

MLJBF

C

1

載體類型

ZTLX

c

6

載體規格

ZTGG

C

15

載體數量

ZTSL

C

6

附 注

FZ

C

40

注:“字段名稱”指該字段的顯示名稱,“字段名”指數據庫中的實際存取字段名(下同)。

  3.1.2 案卷級目錄字段著錄格式

  3.1.2.1 檔案館代碼、檔號、題名、責任者、文件起止時間、控制符為必須著錄項目。其他著錄項目為選擇著錄項目。

  3.1.2.2 檔案館代碼:檔案館代碼依據《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》著錄。檔案館代碼在目錄中心或報道交流時必須著錄。

  3.1.2.3 全宗號:是檔案館在管理檔案過程中,賦予每一個全宗的代碼。全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性,建國后檔案用“J”;后三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。如“J002”表示建國后2號全宗檔案。

  3.1.2.4 目錄號:是全宗內案卷目錄的順序號。目錄號以三位阿拉伯數字標識。可按不同時間,不同組織機構,不同保管期限,不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。如“003”表示目錄號。

  3.1.2.5 案卷號:用三位阿拉伯數字標識。按目錄內的案卷排列次序流水編號,不應有空號。如“123”表示案卷號。若有之一、之二卷,則在案卷號后用阿拉伯數字標識,加“()”。如“123(2)”表示123號卷的第二卷。

  3.1.2.6 題名:又稱案卷標題、題目,是表達檔案中心內容、形式特征的名稱。案卷題名不能揭示案卷內容或題名過于冗長,一般應重新擬寫,將原題名修改好再著錄。

  3.1.2.7 責任者:案卷級的責任者著錄產生檔案的單位及內部組織機構。如“浙江省交通廳辦公室”。單位必須著錄全稱或不發生誤解的通用簡稱。

例1:“中國共產黨浙江省委”或“中共浙江省委”;

例2:“浙江省交通廳”。

以上不應簡稱為“省委”、“省交通廳”等。

  3.1.2.8 時間項:時間項分為起始時間和終止時間。時間項著錄到月為止。時間項一律用6位阿拉伯數字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月。如“198108”。

文件時間不完整或部分時間字跡不清時,起碼應考證出年份,其次考證出月。月考證不出,以“0”補之。考證不出準確年份,可著錄大致年份。如50年代的,起始時間著錄為“195001”;終止時間著錄為“195912”。

  3.1.2.9 控制符:按開放檔案的要求,檔案館檔案分為開放檔案和控制檔案。開放檔案著錄為“*”,控制檔案不著錄。

  3.1.2.10 密級:密級是文件保密程度的等級。案卷以卷內文件密級最高的文件作為該案卷的密級。GB/T7256-1987第四章將文獻保密等級劃分為六個等級,名稱與代碼如下:

文獻保密等級代碼

名 稱

漢字代碼

公開級

公 開

國內級

國 內

內部級

內 部

秘密級

秘 密

機密級

機 密

絕密級

絕 密

著錄時應著錄漢字代碼。密級一般按文件形成時所定密級著錄,對已升、降、解密的文件,應著錄新的密級,公開級、國內級可不著錄。

  3.1.2.11 保管期限:保管期限一般分為永久、長期、短期三種。

  3.1.2.12 卷內文件份數 :用阿拉伯數字表示。

  3.1.2.13 分類號:分類號依據《中國檔案分類法》和《檔案分類標引規則》的有關規定著錄。案卷內容有多少主題就標引多少分類號。多個分類號之間用“;”間隔。

  3.1.2.14 關鍵詞:是指不借助主題詞表直接使用未經規范的自然語言進行標引的檢索標識。關鍵詞可標引分類號的漢語類名。多個關鍵詞之間用“;”間隔。

  3.1.2.15 主題詞:主題詞按照《檔案主題標引規則》、《中國檔案主題詞表》、中共中央辦公廳《公文主題詞表》、《國務院公文主題詞表》及本專業、本單位的規范詞表進行標引。文件內容有多少主題標引多少主題詞。多個主題詞之間用“;”間隔。

  3.1.2.16 目錄級別符:有文件級目錄則著錄“#”,無文件級目錄則不著錄。

  3.1.2.17 載體類型:檔案的載體類型分為紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。以紙張為載體的檔案不予著錄,其他載體類型據實著錄。

  3.1.2.18 載體規格:標準的文書檔案,如16K,A4紙的文件不著錄,其他特殊類型的檔案應著錄。規格指檔案載體的尺寸及型號。

例1:105mm*148mm;

例2:3/4英寸。

  3.1.2.19 載體數量:特種載體檔案著錄,其他檔案不著錄。數量用阿拉伯數字表示,單位用檔案物質形態的統計單位,如“卷”、“冊”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。

  3.1.2.20 附注:附注著錄檔案中需要解釋和補充的事項。

  3.2 文件級目錄(1)數據庫結構與著錄格式

  3.2.1文件級目錄(1)數據庫結構及字段(見表2)

 

文件級目錄(1)數據庫結構及字段一覽表

 

 

字段名稱

字段名

字段類型

字段長度

檔案館代碼

GDM

C

6

全宗號

QZH

C

4

目錄號

MLH

C

3

案卷號

AJH

C

5

張頁號

ZYH

C

3

正題名

ZTM

C

200

責任者

ZRZ

C

100

文件形成時間

XCSJ

C

10

控制符

KZF

C

1

附 件

FJ

C

120

稿 本

GB

C

8

密 級

MJ

C

4

保管期限

BGQX

C

4

文件編號

WJBH

C

25

分類號

FLH

C

80

關鍵詞

GJC

C

80

主題詞

ZTC

C

80

載體類型

ZTLX

C

6

載體數量

ZTSL

C

6

載體規格

ZTGG

C

15

附 注

FZ

C

100

全文標識

QWBS

C

250

2.       文件級目錄(1)字段著錄格式

  3.2.2.1 著錄項目選擇:檔案館代碼、檔號、正題名、責任者、文件形成時間、控制符為必須著錄項目。其他著錄項目為選擇著錄項目。

  3.2.2.2 檔案館代碼:檔案館代碼依據《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》著錄。檔案館代碼在目錄中心或報道交流時必須著錄。

  3.2.2.3 全宗號是檔案館在管理檔案過程中,賦予每一個全宗的代碼。全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性,用“J”表示建國后檔案;后三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。如“J002”表示建國后2號全宗檔案。

  3.2.2.4 目錄號:是全宗內案卷目錄的順序號。目錄號以三位阿拉伯數字標識。可按不同時間,不同組織機構,不同保管期限,不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。如“003”表示目錄號。

  3.2.2.5 案卷號:用三位阿拉伯數字標識。按目錄內的案卷排列次序流水編號,不應有空號。如“123”表示案卷號。若有之一、之二卷,則在案卷號后用阿拉伯數字標識,加“()”。如“123(2)”表示123號卷的第二卷。

  3.2.2.6 張頁號:是案卷內文件每頁(張)的順序號。張頁號用三位阿拉伯數字標識。如“043”表示張頁號。

  3.2.2.7 正題名:文件的文首的題名。有副題名原文照錄于正題名后。沒有題名,依據其內容擬寫題名,并加“[ ]”號。題名不能揭示內容時,原題名照錄,并根據其內容另擬題名附后,加“[ ]”號。

  3.2.2.8 責任者:責任者,也稱作者,是指對檔案內容進行創造、負有責任的團體或個人。責任者有多個時,責任者之間以“;”號相隔。個人責任者一般只著錄姓名,必要時在姓名后著錄職務、職稱或其他職責,并加“()”號。機關團體責任者必須著錄全稱或不發生誤解的通用簡稱。

例1:“中國共產黨浙江省委”或“中共浙江省委”;

例2:“浙江省交通廳”。

以上不應簡稱為“省委”、“省交通廳”等。

  3.2.2.9 文件形成時間:一般公私文書、信札為發文時間。決議、決定、命令、法令、規程、規范、標準、條例等法規性文件為通過或發布時間。條約、合同、協議為簽署時間。時間項一律用8位阿拉伯數字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日。如“19810824”。

文件時間不完整或部分時間字跡不清的著錄。月日缺少或不清部分以“0”補之;年缺少或不清,應考證出年份,加“[ ]”號。考證不出年份,應考證出大致年份,著錄該年代的起始年份,月日用“0”表示,加“[ ]”號。如五十年代的文件,著錄為“19500000”。

  3.2.2.10 控制符:按開放檔案的要求,檔案館檔案分為開放檔案和控制檔案。開放檔案著錄為“*”,控制檔案不著錄。

  3.2.2.11 附件:附件是指文件正文后的附加材料,只著錄附件題名。有多個附件時,應逐一著錄各附件題名。附件過多,題名又具有獨立檢索意義時,應另行著錄條目,但應在附注中加以說明。

  3.2.2.12 稿本:稿本是指文件的文稿、文本和版本。稿本依據實際情況著錄為草稿、定稿、手稿、正本、副本、試行本、修訂本等。

  3.2.2.13 密級:密級是文件保密程度的等級。GB/T7256-1987第四章將文獻保密等級劃分為六個等級,名稱與代碼如下:

 

文獻保密等級代碼表

 

名 稱

漢字代碼

公開級

公 開

國內級

國 內

內部級

內 部

秘密級

秘 密

機密級

機 密

絕密級

絕 密

著錄時應著錄漢字代碼。密級一般按文件形成時所定密級著錄,對已升、降、解密的文件,應著錄新的密級,公開級、國內級可不著錄。

  3.2.2.14 保管期限:保管期限一般分為永久、長期、短期三種。

  3.2.2.15 文件編號:文件編號是文件制發過程中由制發機關、團體或個人賦予文件的順序號。文件編號一般照原文著錄。有多個文件編號的,著錄主辦機關的文件編號。文件編號的括號原文可能采用各種符號,本標準規定,一律用“[]”著錄。

  3.2.2.16 分類號:分類號依據《中國檔案分類法》和《檔案分類標引規則》的有關規定著錄。文件內容有多少主題就標引多少分類號。多個分類號之間用“;”間隔。

  3.2.2.17 關鍵詞:是指不借助主題詞表直接使用未經規范的自然語言進行標引的檢索標識。關鍵詞可標引分類號的漢語類名。多個關鍵詞之間用“;”間隔。

  3.2.2.18 主題詞:主題詞按照《檔案主題標引規則》、《中國檔案主題詞表》、中共中央辦公廳《公文主題詞表》、《國務院公文主題詞表》及本專業、本單位的規范詞表進行標引。文件內容有多少個主題標引多少個主題詞。多個主題詞之間用“;”間隔。

  3.2.2.19 載體類型:檔案的載體類型分為紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。以紙張為載體的檔案不予著錄,其他載體類型據實著錄。

  3.2.2.20 載體數量:特種載體檔案著錄,其他檔案不著錄。數量用阿拉伯數字表示,單位用檔案物質形態的統計單位,如“卷”、“冊”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。

  3.2.2.21 載體規格:標準的文書檔案,如16K,A4紙的文件不著錄,其他特殊類型的檔案應著錄。規格指檔案載體的尺寸及型號。

例1:105mm*148mm;

例2:3/4英寸。

  3.2.2.22 附注:附注著錄檔案中需要解釋和補充的事項。

  3.2.2.23 全文標識:用于訪問全文。文件正文有電子文件形式的著錄,無電子文件形式的不著錄。全文標識包括全文文件的路徑、名稱和文件格式三個部分。

例“c:zjdaj浙江省檔案局文件目錄.TXT ”。其中,“c:zjdaj”為路徑,“浙江省檔案局文件目錄”為文件名,“.TXT”為文件格式。

文件格式應盡量采用通用文件格式。國家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規定》推薦的通用文件格式為:文字型數據采用XML 文檔和RTF、TXT格式;掃描圖像數據采用JPEG、TIFF格式;視頻數據采用MPEG、AVI格式;音頻數據采用MP3、WAV等格式。確需采用專用(非通用)格式的,應能根據需要按要求實現與通用格式之間的轉換。

  3.3 文件級目錄(2)數據庫結構與著錄格式

  3.3.1 文件級目錄(2)數據庫結構與字段(見表2)

 

文件級目錄(2)數據庫結構與字段一覽表

 

 

字段名稱

字段名

字段類型

字段長度

檔案館代碼

GDM

C

6

全宗號

QZH

C

6

年 度

ND

C

4

檔案館編件號

GBJH

C

5

正題名

ZTM

C

200

責任者

ZRZ

C

100

文件形成時間

XCSJ

C

10

控制符

KZF

C

1

檔案室編件號

SBJH

C

4

組織機構

ZZJG

C

10

問 題

WT

C

10

附 件

FJ

C

120

稿 本

GB

C

8

密 級

MJ

C

4

保管期限

BGQX

C

4

文件編號

WJBH

C

20

分類號

FLH

C

80

關鍵詞

GJC

C

80

主題詞

ZTC

C

80

載體類型

ZTLX

C

6

載體數量

ZTSL

C

6

載體規格

ZTGG

C

15

附 注

FZ

C

100

全文標識

QWBS

C

250

  3.3.2 文件級目錄(2)字段著錄格式

  3.3.2.1 著錄項目選擇:檔案館代碼、全宗號、年度、檔案館編件號、正題名、責任者、文件形成時間、控制符為必須著錄項目。其他項目為選擇著錄項目。

  3.3.2.2 檔案館代碼:檔案館代碼依據《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》著錄。檔案館代碼在目錄中心或報道交流時必須著錄。

  3.3.2.3 全宗號:全宗號是檔案館在管理檔案過程中,賦予每一個全宗的代碼。全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性,用“J”表示建國后檔案。后三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。如“J002”表示建國后2號全宗檔案。

  3.3.2.4 年度:按照DA/T2000《歸檔文件整理規則》整理的檔案,年度指文件形成年度,是一種分類方法。綜合檔案館檔案全宗內一律按年度分類,每年度內大流水編檔案館編件號。年度以四位阿拉伯數字標注公元紀年。如“2002”。

  3.3.2.5 檔案館編件號:檔案館編件號是檔案依據DA/T22-2000《歸檔文件整理規則》整理,在接收進檔案館后,一個全宗內每年度的文件的排列順序號。件號用五位阿拉伯數字標識。如“J002-2002-00236”表示2號全宗,2002年的第236號文件。

  3.3.2.6 正題名:文件的文首的題名。有副題名原文照錄于正題名后。沒有題名,依據其內容擬寫題名,并加“[ ]”號。題名不能揭示內容時,原題名照錄,并根據其內容另擬題名附后,加“[ ]”號。

  3.3.2.7 責任者:責任者,也稱作者,是指對檔案內容進行創造、負有責任的團體或個人。責任者有多個時責任者之間以“;”號相隔。個人責任者一般只著錄姓名,必要時在姓名后著錄職務、職稱或其他職責,并加“()”號。機關團體責任者必須著錄全稱或不發生誤解的通用簡稱。

例1:“中國共產黨浙江省委”或“中共浙江省委”;

例2:“浙江省交通廳”。

以上不應簡稱為“省委”、“省交通廳”等。

  3.3.2.8 文件形成時間:一般公私文書、信札為發文時間。決議、決定、命令、法令、規程、規范、標準、條例等法規性文件為通過或發布時間。條約、合同、協議為簽署時間。時間項一律用8位阿拉伯數字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日。如“20020824”。

  3.3.2.9 控制符:按開放檔案的要求,檔案館檔案分為開放檔案和控制檔案。對開放檔案著錄為“*”,控制檔案不著錄。

  3.3.2.10 檔案室編件號:檔案室編件號是檔案依據DA/T22-2000《歸檔文件整理規則》整理,文件的排列順序號。用四位阿拉伯數字標識。如“0034”。

  3.3.2.11 組織機構:按照DA/T2000《歸檔文件整理規則》整理的檔案,應著錄組織機構。組織機構指作為文件分類方案的,文件形成或承辦機構的名稱或規范化簡稱。

  3.3.2.12 問題:按照DA/T2000《歸檔文件整理規則》整理的檔案,應著錄問題。問題指作為文件分類方案的問題名稱或規范化簡稱。

  3.3.2.13 附件:附件是指文件正文后的附加材料,只著錄附件題名。有多個附件時,應逐一著錄各附件題名。附件過多,題名又具有獨立檢索意義時,應另行著錄條目,但應在附注中加以說明。

  3.3.2.14 稿本:稿本是指文件的文稿、文本和版本。稿本依據實際情況著錄為草稿、定稿、手稿、正本、副本、試行本、修訂本等。

  3.3.2.15 密級:密級是文件保密程度的等級。GB/T7256-1987第四章將文獻保密等級劃分為六個等級,名稱與代碼如下:

文獻保密等級代碼表

名 稱

漢字代碼

公開級

公 開

國內級

國 內

內部級

內 部

秘密級

秘 密

機密級

機 密

絕密級

絕 密

著錄時著錄漢字代碼。密級一般按文件形成時所定密級著錄,對已升、降、解密的文件,應著錄新的密級,公開級、國內級可不著錄。

  3.3.2.16 保管期限:保管期限一般分為永久、長期、短期三種。

  3.3.2.17 文件編號:文件編號是文件制發過程中由制發機關、團體或個人賦予文件的順序號。

  3.3.2.18 分類號:分類號依據《中國檔案分類法》和《檔案分類標引規則》的有關規定著錄。文件內容有多少主題就標引多少分類號。多個分類號之間用“;”間隔。

  3.3.2.19 關鍵詞:是指不借助主題詞表直接使用未經規范的自然語言進行標引的檢索標識。關鍵詞可標引分類號的漢語類名。多個關鍵詞之間用“;”間隔。

  3.3.2.20 主題詞:主題詞按照《檔案主題標引規則》、《中國檔案主題詞表》、中共中央辦公廳《公文主題詞表》、《國務院公文主題詞表》及本專業、本單位的規范詞表進行標引。文件內容有多少個主題就標引多少個主題詞。多個主題詞之間用“;”間隔。

  3.3.2.21 載體類型:檔案的載體類型分為紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。以紙張為載體的檔案不予著錄,其他載體類型據實著錄。

  3.3.2.22 載體規格:標準的文書檔案,如16K,A4紙的文件不著錄,其他特殊類型的檔案應著錄。規格指檔案載體的尺寸及型號。

例1:105mm*148mm;

例2:3/4英寸。

  3.3.2.23 載體數量:特種載體檔案著錄,其他檔案不著錄。數量用阿拉伯數字表示,單位用檔案物質形態的統計單位,如“卷”、“冊”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。

  3.3.2.24 附注:附注著錄檔案中需要解釋和補充的事項。

  3.3.2.25 全文標識:用于訪問全文。文件正文有電子文件形式的著錄,無電子文件形式的不著錄。全文標識包括全文文件的路徑、名稱和文件格式三個部分。

例“c:zjdaj浙江省檔案局文件目錄.TXT ”。其中,“c:zjdaj”為路徑,“浙江省檔案局文件目錄”為文件名,“.TXT”為文件格式。

文件格式應盡量采用通用文件格式。國家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規定》推薦的通用文件格式為:文字型數據采用XML 文檔和RTF、TXT格式;掃描圖像數據采用JPEG、TIFF格式;視頻數據采用MPEG、AVI格式;音頻數據采用MP3、WAV等格式。確需采用專用(非通用)格式的,應能根據需要按要求實現與通用格式之間的轉換。

4、電子目錄數據傳遞盤的要求

  4.1 經過加密處理的機讀移交盤,移交的同時提供解密手段。

  4.2 經過壓縮處理的機讀目錄移交盤,移交的同時提供解壓手段。庫文件長度超過存儲介質容量時,可將庫文件分為若干子文件存儲。

  4.3 機讀目錄移交盤應帶有外部標識,注明全宗單位名稱、組織機構、全宗號、相關年度及盤號。

  4.4 機讀目錄移交盤采用光盤CD和3.5英寸軟盤。網上傳遞僅限黨委和政府內部網絡。

 4.5 機讀目錄移交盤應經過檢驗,確為無病毒盤才能接收。
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