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關于開展第四批規范化數字檔案室創建和示范數字檔案室評選活動的通知

發布時間:2013-06-13 作者:張凌康 瀏覽次數: 字體:[ ]

各縣(市、區)檔案局,市級各單位:

為認真貫徹落實《浙江省檔案登記備份管理辦法》(省政府令第306號)、中共臺州市委辦公室 臺州市人民政府辦公室關于印發<臺州市電子文件和數字檔案登記備份工作實施意見>的通知》(臺市委辦發〔201023號)精神,根據《關于開展數字檔案室和規范化數字檔案室創建及示范數字檔案室評選活動的通知(臺檔〔201024號)精神,現就我市第四批規范化數字檔案室創建和示范數字檔案室評選活動的有關事項通知如下:

一、創建和評選對象

全市范圍內各級機關、人民團體及企業事業單位。

二、創建和評選標準

《浙江省機關數字檔案室建設規范(試行)》和浙江省規范化數字檔案室建設測評標準》(附件1

三、創建和評選辦法

1、對照浙江省規范化數字檔案室建設測評標準》,得分在80分(含80分)以上的規范化數字檔案室”;得分在90分(含90分)以上并根據當地檔案行政管理部門的要求做好檔案登記備份工作的單位,方可參加“浙江省示范數字檔案室”的評選。

2、臺州市檔案局負責全市創建規范化數字檔案室的組織實施及市級單位創建規范化數字檔案室的具體業務指導和測評認定工作;各縣(市、區)檔案局負責行政區域內創建規范化數字檔案室的具體業務指導和測評認定工作。規范化數字檔案室均由臺州市檔案局命名表彰。

3、市級單位評選“浙江省示范數字檔案室”,由各單位自行申報,市檔案局測評推薦;各縣(市、區)級單位評選“浙江省示范數字檔案室”,由各縣(市、區)檔案局組織測評申報,市檔案局審核推薦。“浙江省示范數字檔案室”由省檔案局審定、命名和通報表彰。

4、第四批“浙江省示范數字檔案室”的評選原則上市級單位3-5個,各縣(市、區)推薦2-3個,檔案信息化基礎特別好的地區可適當放寬名額。

 

四、材料報送

申報第四批示范數字檔案室的單位,填報第四批示范數字檔案室申報表(附件2)、評分表(附件1)(各一式四份);申報第四批規范化數字檔案室的單位,填報第四批規范化數字檔案室的申報表(附件3)、評分表(附件1)(各一式三份)。

各縣(市、區)檔案局負責匯總上報轄區內申報單位的材料,并同時填報匯總表(附件3、附件4);市級各單位直接報送市檔案局業務指導法制處。申報材料均于20131030日前報送市檔案局業務指導法制處。

 

附件:1、浙江省規范化數字檔案室建設測評標準;

2、浙江省示范數字檔案室申報表;

3、浙江省規范化數字檔案室申報表;

42013年度示范數字檔案室匯總表;

52013年度規范化數字檔案室匯總表。

 

 

 

臺州市檔案局

2013529

 

附件1

浙江省規范化數字檔案室建設測評標準

 

項目

測評標準

標準分

評分細則

得分

一、組織保障(20)

1.明確分管領導并建立檔案信息化領導(協調)小組,將檔案信息化納入本單位信息化總體規劃,切實幫助解決檔案信息化過程中的實際問題。

3

分管領導不明確或未建立相關領導(協調)小組的扣1分;檔案信息化未納入本單位信息化總體規劃的扣1分(納入的須提供書面材料);分管領導不能及時解決工作中的實際問題的扣1分。

 

2.配備責任心強,業務素質好,有一定計算機操作能力的檔案管理人員,且相對穩定。

3

2年未參加過檔案部門組織的相關培訓扣1分;不能提供相關計算機專業培訓證明的扣1分;人員更換頻繁的扣1分。

 

3.建立健全本單位檔案信息化管理制度,包括電子文件歸檔制度、紙質檔案數字化技術規范、檔案數據安全保密制度、檔案數據網上查詢利用制度、檔案數據管理維護制度等,并確保有效落實。

 

4

 

 

未制定管理制度的扣2分;制度落實不力的扣2分。

 

4.配備必要的檔案信息化需要的軟硬件設備。硬件包括計算機、掃描儀、打印機、數碼相機、刻錄機、檔案專用服務器等;軟件包括相關的數字檔案應用平臺和管理系統,系統應同時具備檔案目錄數據庫和全文數據庫的采集、管理和利用等功能;單位有OA系統的應與檔案管理系統有效鏈接。

10

硬件每缺1項扣1分,最多扣4分;系統軟件功能不全的酌情扣分,最多扣5分;檔案管理系統未與單位OA系統有效鏈接的扣1分。

 

二、數字檔案建設(24)

(一)目錄數據庫建設

8

 

 

1.建立室藏各類檔案目錄數據庫,實現計算機檢索。

4

要求100%的室藏檔案有電子目錄。只建立部分類別檔案電子目錄的按百分比扣分。

 

2.建立科學的目錄數據庫校對制度,檔案實體與電子目錄一一對應,目錄數據錄入完整準確規范。

2

隨機抽查1%的目錄,檢查檔案實體與電子目錄是否一一對應,抽檢目錄總數的合格率應達99%,不達標的扣1分;目錄數據著錄是否符合《浙江省省直單位檔案室電子目錄數據庫結構與交換格式》的要求,合格率應達到95%以上,不達標的扣1分。

 

3.根據本單位利用要求,建成2種以上專題數據庫

2

列出專題數據庫名稱和數量。每少一種扣1分。

 

(二)全文數據庫建設

10

 

 

1.長久保存價值的紙質檔案完成數字化掃描

8

保管期限為永久、長期(或30年)的文書檔案、業務檔案和科技檔案、保管期限為永久的會計檔案應完成全文數字化掃描,每完成1年得1分。

 

2.檔案數字化成果質量符合國家和省有關紙質檔案數字化技術規范的要求

 

2

數字化成果是否規范(掃描分辨率、格式等),質量是否達到規定要求,隨機抽檢圖像數據合格率達到95%以上,每降低1%1分。

 

(三)多媒體數據庫建設

6

 

 

1.完成室藏重要照片、實物等檔案的數字化,并符合質量要求

3

未完成保管期限為永久、長期(或30年)的照片、實物檔案數字化的扣2分;質量不符合要求的扣1分。

 

2.完成室藏重要聲像檔案數字化,并符合質量要求

3

未完成保管期限為永久、長期(或30年)的聲像檔案數字化的扣2分;質量不符合要求的扣1分。

 

三、電子文件歸檔(16分)

1.單位檔案部門應明確電子文件的歸檔范圍和保管期限,加強對歸檔電子文件的日常監督與指導。

3

無歸檔范圍的扣1分;無保管期限的扣1分;檔案部門未履行監管職責的扣1分。

 

2對具有保存價值的電子文件及時歸檔,包括相應的背景信息和元數據,并由單位數字檔案室負責統一管理。

5

電子文件沒有定時或定期歸檔的扣1分;歸檔不完整的扣1分;沒有實現檔案部門統一管理的扣3分。

 

3.歸檔電子文件應符合國家和省有關規定,做到真實、完整、可用,且整理規范。

8

不符合歸檔要求的酌情扣分,最多扣4分;整理不規范的酌情扣分,最多扣4分。

 

四、數據管理(24)

1.檔案室應配備專用的歸檔電子文件和數字檔案存儲設備,規范存放各類檔案數據,并指定專人負責檔案數據的維護與管理,確保檔案數據的安全。

4

沒有專用存儲設備的扣2分;沒有專人維護與管理的扣1分;存在安全隱患的扣1分。

 

2.定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性,做好相應的遷移、轉換工作。

6

沒有定期檢查檢測的扣2分;導致數據不可用、丟失或損毀的扣2分。

 

3.建立電子文件和數字檔案安全保管和備份制度。歸檔電子文件和數字檔案應一式三套保存,一套封存保管,一套提供利用,一套異地保管;按照檔案登記備份的相關規定,將本單位的各類重要電子業務數據、電子公文和檔案數字化成果移交備份到各級國家綜合檔案館。

8

未建立電子文件和數字檔案安全保管、備份制度的扣1分;未按要求開展安全保管工作的扣3分;未開展向當地國家綜合檔案館進行移交備份工作的扣5分。

 

4.屬于國家、集體秘密的電子檔案(數據)有專用的保密存儲介質,并按國家有關規定進行管理。

4

沒有專用存儲設備的扣2分;沒有對涉密文件進行規范管理的扣2分。

 

5.涉密電子檔案的銷毀應當按照國家保密法律法規的規定處理,履行相關審批手續。

2

沒有履行審批手續的扣1分(提供書面材料);對涉密電子檔案銷毀不徹底的扣1分。

 

五、開發利用(16)

1.建立健全電子檔案利用和利用登記制度,確保檔案信息資源在規定范圍內的有效共享。

4

不能及時提供利用的酌情扣分,最多扣3分;沒建立利用登記制度的扣1分。

 

2采用網頁文件、CHM文件或PDF電子文檔等格式編制實用的電子檔案編研成果不少于3

6

每缺一種扣2分。

 

3.建立了數字檔案室信息發布網站,有關室藏檔案、檔案工作和檔案管理的信息與成果均在檔案信息網上發布,并且更新及時,點擊率高、內容豐富、效果顯著。

6

根據查看檔案信息網站酌情扣分。

 

     

 

附件2

浙江省示范數字檔案室申報表

 

申報

單位

                     (蓋章)

    

 

 

 

 

 

另附紙

 

 

 

 

縣(市、區)檔案局測評意見

 

 

 

 

 

  

           

               

市檔

案局

審核

推薦

意見

 

 

 

 

 

 

            

              

省檔案局審批

 

 

 

 

 

                               

                               

                                                               

                                           

附件3

 

浙江省規范化數字檔案室申報表

 

 

申報

單位

  (蓋章)

聯系電話

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

另附紙

 

 

 

 

 

 

 

 

 

縣(市、區)檔案局測評意見

 

 

 

 

 

 

 

         

              

市檔

案局

審批

意見

 

 

 

 

 

 

 

    

         

 

附件4

2013年度示范數字檔案室匯總表

 

上報單位                                      上報時間             

示范單位名稱

所屬縣

(市、區)

測評得分

       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件5

2013年度規范化數字檔案室匯總表

 

上報單位                                      上報時間             

 

     

測評得分

      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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