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臺州市市直單位電子公文歸檔與電子檔案管理暫行辦法

發布時間:2014-10-30 作者:張凌康 瀏覽次數: 字體:[ ]

第一章   

第一條  為規范我市市直單位電子公文與電子檔案管理工作,確保電子檔案的真實、完整、可用和安全,促進檔案信息資源開發與利用共享,根據《電子檔案移交與接收辦法》(檔發[2012]7號)、《浙江省檔案登記備份管理辦法》(浙江省人民政府令第306號)、《浙江省檔案登記備份工作規范》(浙檔發[2013]23號)等相關法律法規和規范,結合市直單位工作實際,制定本辦法。

第二條  本辦法所稱電子公文,是市直各單位在管理過程中通過計算機生成、辦理、傳輸和存儲的具有規范格式的公文類的電子文件。本辦法所稱電子檔案專指歸檔后的電子公文。

第三條  本辦法所稱元數據,是指描述電子公文和電子檔案內容、結構、背景和管理過程的數據。

第四條  本辦法適用于已實現辦公自動化管理的市直單位的電子公文歸檔和檔案室、檔案館對電子檔案的移交、接收與管理。其他單位的電子公文歸檔和電子檔案管理可參照本辦法執行。

涉密電子公文歸檔和電子檔案的管理另行規定。采用專門電子文件管理系統進行電子公文歸檔和電子檔案的管理另行規定。

第五條  在電子公文歸檔和電子檔案管理過程中應遵循其形成和利用的規律,堅持“統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、安全保密”的原則。

第六條  各電子公文形成單位應建立電子公文歸檔管理制度,明確職責分工,切實做好電子公文歸檔及電子檔案的移交工作。單位文秘和業務部門負責電子公文辦結后歸檔;檔案部門負責歸檔電子公文管理;信息部門負責為電子公文和電子檔案的管理提供信息化支持。對目前還未實現辦公自動化管理、或雖有辦公信息系統但未實現文檔一體化管理的單位應根據《電子文件管理系統通用功能要求》GB/T 291942012)逐步建立與完善辦公信息系統,改進、升級系統功能,確保歸檔電子公文的真實性、完整性與安全性要求。

第七條  臺州市檔案局負責對市直單位電子公文歸檔和電子檔案的移交、接收工作進行監督和指導。檔案移交單位和臺州市檔案館應當切實履行電子檔案移交和接收職責。

 

第二章  電子公文歸檔

 

第八條  電子公文歸檔堅持實行“雙軌制”管理原則。電子公文形成單位必須將具有永久和長期(或30年)保存價值的電子公文,制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔,并使兩者建立參照關系。

第九條  電子公文形成單位應參照本單位紙質文件的歸檔范圍進行歸檔并劃分保管期限。

第十條  電子公文歸檔的基本要求:

(一)電子公文以件為單位整理,按照年度-保管期限-機構(問題)或年度-保管期限等分類方案進行分類。

(二)為每件電子公文編制唯一檔號。檔號的編制規則是“全宗號-年度-保管期限代碼-機構(問題)標識-件號”或“全宗號-年度-保管期限代碼-件號”,例如“J102-2013-Y-dq-00005或“J102-2013-Y-00005。其中“J102”是全宗號;“2013”是年度,統一用四位數表示;保管期限代碼“Y”表示“永久”,“C”表示“長期”或“30年”;機構(問題)標識用兩位字母標識,可以用簡稱中的漢語拼音第一個字母表示,例如“dq”,如無該項內容,則省略;“00005”是件號。電子公文如有相應紙質檔案時,則兩者檔號編制應一致。

(三)歸檔電子公文內容應包括:歸檔文件目錄、簽發稿(包括修改痕跡)、版式文件、擬稿單或承辦單、歸檔文件元數據、附件。

(四)電子公文應采用符合國家規定的、適合長期保存的文件存儲格式歸檔。電子公文以PDFXMLRTF格式歸檔。目前,Microsoft OfficeWPS Office、方正版式文件以及其他通用軟件所生成的文本文件也可以直接歸檔。

第十一條 電子公文應在辦理完畢后實時或定期歸檔,定期歸檔應在第二年6月底前完成。已經實現文檔一體化全程管理電子文件的單位應在電子公文辦理完畢后實時歸檔。

第十二條  在保證電子公文安全的前提下,有條件的單位應選擇在線歸檔方式,也可采取存儲載體離線歸檔。

第十三條  歸檔電子公文應真實展現所載內容并可供調取查用,電子公文與其元數據應建立持久有效的關聯,并確保電子公文及其元數據自形成起完整無缺、來源可靠且未被非法更改,確保在信息交換、存儲和顯示過程中發生的形式變化不影響電子公文內容真實、完整。

第十四條  經信息技術手段加密的電子公文應在解密后進行歸檔,壓縮電子公文應解壓縮后再進行歸檔。

第三章  電子檔案移交

第十五條  屬于臺州市檔案館接收范圍的電子檔案,應當向臺州市檔案館移交。臺州市檔案館電子檔案的接收范圍為:各單位產生的保管期限為永久、長期(或30年)的電子公文。

第十六條  檔案移交單位一般應于電子檔案形成后的次年向臺州市檔案館移交,當年完成電子檔案移交的單位視同完成本年度電子公文登記備份工作,不再向市檔案館進行電子公文登記備份。涉密電子檔案目前暫不移交。

第十七條  電子檔案移交的基本要求:

(一)元數據應當與電子檔案一起移交,一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數據,并用檔號命名XML文件名稱;不具備XML封裝條件的單位,可采用檔號建立相應文件夾,將元數據文件和電子檔案一同存儲在該文件夾內;電子檔案就僅僅單個WordWPS等文件的,則用檔號直接命名文件名。

(二)電子檔案有相應紙質、縮微制品等載體的,應當在元數據中著錄相關信息;

(三)電子檔案移交的數據結構、文件格式等要求應符合《臺州市市直單位公文類電子檔案存儲結構》(附件1)。

(四)移交單位應將所有整理好要移交的電子檔案及其相關數據打成一個或多個文件包,文件包建議采用ZIPRAR格式壓縮,每個文件包大小應小于單張光盤的實際容量,并對每個文件包用MD5作數字摘要。

(五)檔案移交單位應當將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。

第十八條  電子檔案移交的主要流程是:組織和遷移轉換電子檔案數據、檢驗電子檔案數據、移交電子檔案數據等步驟。

第十九條 電子檔案的移交可采用離線或在線方式進行。

第二十條  離線移交電子檔案應當滿足下列基本要求:

(一)移交單位一般采用光盤移交電子檔案,光盤應當符合《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》(DA/T38-2008)要求,建議選用清華同方檔案級光盤、JVC國際檔案級光盤、SONY等知名品牌的單盒裝光盤;

(二)移交單位一般向臺州市檔案館移交一套光盤,光盤應當單個裝盒;

(三)移交單位刻錄前應對光盤進行材質檢測,并以8倍速或不超過8倍速進行刻錄,以確保數據刻錄的質量。

(四) 存儲電子檔案的載體和載體盒上應當分別標注反映其內容的標簽(標簽的標注方法見附件2),建議用專門的“光盤標簽筆”注明。

第二十一條  在線移交電子檔案的單位應當通過與管理要求相適應的網絡傳輸電子檔案文件包。

第二十二條  檔案移交單位在向臺州市檔案館移交電子檔案之前,應當對電子檔案數據的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗,合格后方可移交。

第四章  電子檔案接收

第二十三條  臺州市檔案館應當建立電子檔案接收平臺,進行電子檔案數據的接收、檢驗、遷移、轉換、存儲等工作。

第二十四條  電子檔案接收的主要流程是:檢驗電子檔案數據、辦理交接手續、接收電子檔案數據、著錄保存交接信息、遷移和轉換電子檔案數據、存儲電子檔案數據等步驟。

第二十五條  臺州市檔案館應當對接收的電子檔案數據的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗,合格后方可接收。

第二十六條  電子檔案檢驗合格后辦理交接手續,填寫《電子檔案移交與接收登記表(見附件3),由交接雙方簽字、蓋章,各自留存一份;《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認。

第二十七條  檔案館應將電子檔案移交過程元數據補充著錄到電子檔案元數據中。

第二十八條  檔案館應將接收的電子檔案納入數字檔案館系統統一管理,實現長久保存與有效利用

第五章  電子檔案保管與利用

第二十九條  按照國家信息安全保護政策與標準要求,檔案館(室)應建立健全電子公文歸檔與電子檔案管理系統以及信息內容安全防護體系,執行嚴格的安全保密管理制度。

第三十條  檔案館(室)應對館(室)藏的電子檔案進行定期檢查,包括人工抽檢和技術檢測:

(一) 人工抽檢主要檢驗存儲在脫機載體中的電子檔案,每2年抽檢一次,抽樣率不低于電子檔案總量的10%;

(二) 技術檢測主要自動檢測系統的在線電子檔案數據,通過電子檔案數據的完整性、可用性、安全性檢測,遍歷檢測系統中運行的全部電子檔案數據,每年檢測一次,檢測工作應在5個工作日內完成。

在檢查過程中發現問題,應及時采取補救措施。

第三十一條  檔案館(室)應建立電子檔案備份制度。電子檔案的載體備份可選用磁帶、硬磁盤或光盤。檔案館(室)應根據《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》(DA/T38-2008)、《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15-1995)等光盤、磁性載體保管的有關標準規范,制定并實施電子檔案載體保管相關制度。有條件的館(室)可采用在線存儲備份與異地備份等方式。

第三十二條  電子公文歸檔和電子檔案管理應用系統以及軟硬件平臺環境、網絡存儲平臺等發生變化時,應當將電子檔案做相應的遷移、轉換,并及時做好電子檔案移交接收數據接口。

第三十三條  電子檔案的檢測、數據轉換、遷移、備份等相關信息應記錄元數據保存。

第三十四條  電子檔案形成單位和檔案館應依法依規向利用者提供電子檔案的檢索、利用服務。

第三十五條  電子檔案的利用系統應設置科學、嚴格的利用權限控制,完善登記和審批程序,確保任何電子檔案不會超授權范圍利用、復制或公布。

第三十六條  電子檔案形成單位和檔案館應為利用者提供真實、可靠的電子檔案,并采取有效措施確保電子檔案在提供利用過程中不受損害。

第四章   

第三十七條  本辦法未盡事宜,參照國家其他有關電子文件和電子檔案的標準和規定執行。

第三十八條  本辦法由臺州市檔案局負責解釋。

第三十九條  本辦法自印發之日起試行,《臺州市市直單位電子公文歸檔管理暫行辦法》(臺檔[2007]18號)同時廢止。

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